Perché potresti volere un servizio di condivisione file sicuro ora che lavori da casa

Quando eravamo tutti in ufficio, molti di noi erano collegati alla rete dell’ufficio. Non c’era bisogno di pensare molto alla condivisione dei file. Ma ora che siamo sparsi nel panorama, la condivisione sicura di file importanti può richiedere un’attenta pianificazione. Ecco perché potresti voler utilizzare potenti servizi di condivisione file per condividere file sensibili in modo sicuro, in modo da poter collaborare meglio indipendentemente da dove lavori.

Probabilmente il modo più semplice per condividere un file è semplicemente allegare un documento a un’e-mail, a un messaggio Slack o ad un altro messaggio istantaneo. Ma in entrambi i casi si creano problemi su più fronti. Se fai troppo affidamento sul tuo sistema di posta elettronica o di messaggistica, i tuoi file scarsamente archiviati potrebbero diventare disponibili per hacker indiscreti con esche di phishing. Se condividi i documenti tradizionali in questo modo, potresti anche ritrovarti rapidamente a giocare al gioco “chi ha la versione più recente”. È difficile tenere traccia degli aggiornamenti quando più persone lavorano sullo stesso documento, foglio di lavoro o presentazione.

Sebbene gli strumenti di collaborazione integrati come Google Workspace o Microsoft OneDrive (o qualcosa di equivalente in base alla tua identità e-mail) possano risolvere il problema del controllo della versione e potrebbero essere la tua unica opzione se la tua azienda insiste, possono diventare ingombranti nel momento in cui il tuo team si espande oltre il tuo dominio dell’ufficio. Potresti condividere inavvertitamente il documento con persone che non dovrebbero vederlo o bloccare qualcuno che ha bisogno di accedervi. Più contorta rendi la tua situazione di condivisione, maggiore è il rischio di un errore in cui il mondo (o forse i membri della famiglia) accedono ai tuoi file. Abbiamo tutti visto le notizie in cui un database o una raccolta di documenti è finita nelle mani sbagliate perché qualcuno non ha applicato la sicurezza appropriata. Alcune aziende non correranno rischi: con uno dei miei clienti, ho dovuto ottenere un nuovo indirizzo email sul suo dominio per condividere i suoi documenti Google.

Oltre a Google Workspace e OneDrive, esistono più di una dozzina di diversi fornitori di servizi di condivisione di file personali, tra cui Dropbox, Box e iCloud di Apple. Molti di questi sono gratuiti o quasi per un uso minimo. Ma se stai pensando a questi servizi, tutti nella tua cerchia di condivisione dovrebbero utilizzare l’autenticazione a due fattori (come Authy) per accedervi, non solo un nome utente e una password. Anche così, sono spesso di second’ordine quando si tratta di esperienza utente (le funzionalità di collaborazione di Dropbox possono creare confusione, iCloud e Windows hanno una relazione complicata e la funzione di anteprima dei file di Box non fa un ottimo lavoro). Sono adeguati per la condivisione monouso o la condivisione di file sui tuoi dispositivi, ma non sono la mia soluzione preferita.

Invece, dovresti prendere in considerazione un servizio di condivisione file basato su cloud di livello aziendale, uno che aggiunge più livelli di protezione crittografando i tuoi dati e che ha un controllo degli accessi ottimizzato. Egnyte, SecureDocs, ShareFile e SugarSync sono solo alcuni dei servizi più popolari; ecco un grafico con un confronto approssimativo di quanto costano e cosa offrono per iniziare:

Servizi di condivisione file sicuri più diffusi a confronto

Venditore Prezzo mensile Massimo upload di file Periodo di prova gratuito Integrazione dell’applicazione
Venditore Prezzo mensile Massimo upload di file Periodo di prova gratuito Integrazione dell’applicazione
Egnite $ 20/utente 100 GB 15 giorni Ampio
SecureDocs $ 250 per utenti illimitati Illimitato 14 giorni Limitato
Condividi File/Citrix $ 50 per utenti illimitati 100 GB 30 giorni Ampio
SugarSync $ 55 per 3 utenti 300 GB per i client web 30 giorni* Limitato

*Carta di credito richiesta per attivare la prova gratuita

Indipendentemente da quale scegli, ecco cosa dovresti cercare quando cerchi un servizio di condivisione file sicuro:

  • Sincronizzazione automatica dei file per tutti gli utenti su tutti i dispositivi, inclusa l’integrazione con Esplora risorse e Finder di MacOS, così puoi sfogliare le directory condivise e conservare le copie locali per un rapido accesso.
  • Supporto per client Android, iOS e Web per sfogliare directory e cartelle condivise anche in movimento.
  • Crittografia end-to-end. Se qualcuno riesce a scaricare i tuoi file senza il tuo login, non dovrebbe essere in grado di fare nulla con loro. ShareFile ha anche un plug-in di Outlook che crittografa i tuoi file come funzionalità aggiuntiva.
  • Sicurezza di accesso aggiuntiva. SecureDocs richiede un’autenticazione aggiuntiva per impostazione predefinita per tutti i suoi accessi, mentre gli altri che ho citato lo hanno come opzione. La configurazione è semplice come eseguire la scansione di un codice QR in un’app per smartphone, come mostrato di seguito:

  • Opzioni di condivisione pubblica facili da disabilitare, o che rendono difficile scegliere inavvertitamente di condividere pubblicamente.
  • Permessi e diritti di accesso personalizzabili per garantire che le persone giuste condividano le raccolte di file corrette. Egnyte, ad esempio, ha numerosi controlli per aggiungere una password al tuo file, consentire o disabilitare i download e le notifiche, come puoi vedere nello screenshot qui sotto:

  • Tracce di controllo per capire e correggere quando qualcuno condivide accidentalmente un file con l’intera Internet, oppure puoi rimuovere rapidamente un file condiviso se non è più necessario.

Molti di questi prodotti hanno prove gratuite (di quelli che ho menzionato sopra, tutti tranne SugarSync non richiedono alcun dettaglio di pagamento) e puoi utilizzare quei periodi per valutarli. Porsi queste domande dovrebbe anche aiutarti a scegliere:

  • Condividi regolarmente file molto grandi, come video o documenti PowerPoint illustrati? Alcuni servizi pongono limiti ai singoli file; SugarSync, ad esempio, ha un limite alle dimensioni di caricamento del client web.
  • Quali altri strumenti software funzionano con il servizio di condivisione file? Alcuni (come Egnyte) si integrano con Salesforce, Google Workspace e Slack, il che semplifica l’utilizzo della condivisione di file come parte dei normali flussi di lavoro. Controlla la stampa fine se questo è importante per te.
  • Ti serve una stanza?? Alcuni servizi offrono una “data room” condivisa comune che può essere l’equivalente cloud di un file server di rete condiviso. ShareFile e SecureDocs offrono entrambi spazio illimitato per le loro stanze condivise. Altri, come Egnyte, limitano la stanza a 1 TB, che è ancora molto spazio di archiviazione se non sei un produttore di video.
  • Di quali altri servizi specializzati hai bisogno? Alcuni servizi si integrano con le app di firma elettronica (ShareFile funziona con RightSignature di Citrix), consentono flussi di lavoro personalizzati (come l’approvazione dei documenti) e altre attività che possono far risparmiare tempo reale in un ambiente aziendale.

L’utilizzo di qualsiasi servizio di condivisione aziendale richiederà alcuni aggiustamenti, ma ritengo che valga la pena impegnarsi per ottenere ulteriore tranquillità, maggiore sicurezza e funzionalità collaborative.

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