Come correggere l’e-mail… con la scienza!

A nessuno piace e-mail. È un rotto pezzo di mondo moderno che dobbiamo ancora mollare nonostante anche adesso dover ascoltare i ping di Slack e squadre. Ma una coppia di ricercatori ha scoperto una semplice tecnica per ridurre il terrore della posta in arrivo: restituire l’e-mail al suo asincrono radici.

La maggior parte di noi crede di dover rispondere immediatamente alle e-mail e metà di noi risponde entro un’ora. E questo significa che troppi di noi rispondono ai messaggi durante le ore non lavorative o quando siamo a metà del lavoro effettivo. Questo è un problema, perché riceviamo tutti troppe email, spendendo più di un quarto del nostro lavoro tempo su tali messaggi.

Dopo aver eseguito una serie di otto diversi studi, Laura M. Giurge, della London Business School, e Vanessa Bohns, della Cornell University, potrebbero avere la risposta: smettere di trattare la posta elettronica come Slack.

L’e-mail è uno strumento prezioso perché è flessibile, consente un’ampia collaborazione anche con persone esterne all’azienda ed è asincrona, il che significa che il destinatario e il mittente non devono essere entrambi online o lavorare contemporaneamente. “Abbiamo trasformato i vantaggi in svantaggi”, afferma Giurge. “È qualcosa che dovrebbe essere usato come mezzo di comunicazione asincrono, e in qualche modo abbiamo iniziato a usarlo come mezzo di comunicazione ‘sempre’.”

Gli strumenti di messaggistica istantanea, come Slack, potrebbero richiedere un riconoscimento immediato, anche se si tratta solo di una GIF o di un’emoji del pollice in alto, poiché sono generalmente utilizzati come modi per collaborare al lavoro allo stesso tempo. Ma è tempo di riconsiderare l’e-mail più come la posta cartacea vecchio stile: dopo aver ricevuto la fattura della banda larga dal tuo ISP, dopotutto non scrivi una lettera per confermare la ricezione e segnalare la tua intenzione di pagare; lo paghi solo quando hai un momento.

Funziona solo se siamo tutti d’accordo, ovviamente, e i capi hanno addestrato il loro personale a saltare sull’attenti quando un nuovo messaggio arriva nella loro casella di posta. “L’e-mail avrebbe dovuto semplificarci la vita consentendoci di lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento”, afferma Bohns. “Invece, finiamo per lavorare ovunque, tutto il tempo… a causa della pressione che sentiamo di rispondere rapidamente quando sentiamo quel rumore metallico nella nostra e-mail.”

Chiunque abbia un account di posta elettronica è sia un mittente che un destinatario, quindi comprendere la prospettiva degli altri dovrebbe essere facile, ma spesso ce ne dimentichiamo. “In quel momento dell’invio, siamo così concentrati sulla nostra prospettiva che non riusciamo a ricordare come ci si sente dal punto di vista del destinatario”, afferma Bohns.

Un mittente potrebbe anche non volere una risposta rapida, anche se significa che ha del lavoro da fare, ma quando quel messaggio arriva nella tua casella di posta, è improvvisamente nella tua lista di cose da fare. “Come ricevitore, sei solo così preoccupato per le aspettative degli altri, di quello che potrebbero pensare se non rispondi subito, che non sei dedicato o che non ti interessa o che non presti attenzione, che ci preoccupiamo davvero di essere reattivi”, afferma Giurge.

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