Stack di Google è un modo intelligente, anche se incompleto, per digitalizzare e organizzare i documenti

Avere a che fare con le scartoffie è un vero dolore, sia cartaceo che digitale. Documenti fiscali, spiegazioni sui benefici delle compagnie di assicurazione, ricevute di acquisto, prescrizioni, fatture, tessere per le vaccinazioni: l’elenco delle pratiche burocratiche quotidiane potrebbe continuare all’infinito. E, naturalmente, quando all’improvviso hai bisogno di trovare quella ricevuta per il tuo laptop di due anni, non si trova da nessuna parte.

L’ultima app sperimentale di Google, Pila, ha lo scopo di aiutarti a rendere più facile quella parte della tua vita. Stack, un prodotto dell’incubatore Area 120 di Google, è progettato per essere il luogo in cui è possibile conservare copie PDF di tutti quei documenti. Come accennato nel nostro articolo iniziale, Stack prende in prestito la tecnologia alla base di Google potente strumento aziendale DocAI per l’analisi dei documenti in modo che possa organizzarli in categorie o, in Google speak, pile e consentirti di cercare parole all’interno del testo.

Ho molte carte da tenere in ordine. Per mantenere le loro copie digitali archiviate e accessibili, utilizzo una combinazione di Google Drive, Evernote e un file App per la creazione di PDF chiamata Tiny Scanner. Non è una soluzione ideale, quindi quando Google è uscito con un’app per la scansione / organizzazione dei documenti, ho pensato di vedere di cosa trattava questo Stack.

Porta le pile

Innanzitutto, una nota: attualmente Stack è disponibile solo su dispositivi Android e può essere installato solo utilizzando un account Gmail personale, non un account Google Workplace (precedentemente chiamato G Suite). Tuttavia, una volta installata l’app, puoi accedere ai documenti salvati su uno qualsiasi dei tuoi account Google Drive, inclusi gli account Workspace. Questo tipo di confusione non sarà nuovo per chiunque abbia a che fare con la giocoleria di più account Google.

Quando apri Stack per la prima volta, ti viene presentata una serie di icone che rappresentano una varietà di pile, tra cui Fatture, Banche, House, ID, Medico, Ricevute e Speciali. Se nessuno di questi soddisfa le tue esigenze, puoi fare clic su un collegamento Modifica in alto a destra e ti vengono mostrati altri stack relativi a tasse, immigrazione, veicoli e altre categorie, che puoi aggiungere ai tuoi stack di primo livello . Puoi anche creare il tuo stack toccando un pulsante più.

Organizzi i tuoi documenti in pile.

Organizzi i tuoi documenti in pile.

Puoi selezionare diversi stack o crearne uno tuo.

Puoi selezionare diversi stack o crearne uno tuo.

Nella parte inferiore della schermata principale ci sono due schede: “Home” (la schermata iniziale in cui puoi vedere le tue pile) e “Tutti i documenti” (dove puoi vedere e cercare su tutti i tuoi documenti salvati senza l’organizzazione “pila”).

Per iniziare ad aggiungere documenti, premi il simbolo più nella schermata iniziale. Ti vengono presentati tre modi per popolare Stack:

  • PDF: inserisci un PDF esistente da qualsiasi account Google Drive o dal tuo dispositivo
  • Galleria: trova un’immagine fotografata di recente sul tuo dispositivo
  • Fotocamera: usa la fotocamera del tuo dispositivo per scansionare un documento

Ho molti documenti in Google Drive, quindi ho pensato di iniziare utilizzando il metodo PDF per importare i documenti. Sono rimasto deluso nello scoprire che potevo importare solo un documento alla volta, il che significa che mi ci sarebbe voluto molto tempo per inserire la mia intera cronologia dei PDF.

Anche il metodo Galleria non è stato particolarmente utile poiché mi dava accesso solo a circa un mese e mezzo delle foto sul mio dispositivo.

Puoi aggiungere un PDF esistente o scansionarne uno utilizzando la fotocamera del telefono.

Puoi aggiungere un PDF esistente o scansionarne uno utilizzando la fotocamera del telefono.

Ci sono funzioni di modifica di base per il PDF.

Ci sono funzioni di modifica di base per il PDF.

D’altra parte, l’utilizzo della fotocamera del telefono per scansionare un documento da Stack ha funzionato bene. Il documento viene visualizzato in anteprima prima del salvataggio ed è possibile regolare il colore, ritagliarlo e ruotarlo, se necessario. Puoi anche aggiungere altre pagine, in modo da avere un documento di più di una pagina.

Qualunque sia il modo in cui ho importato un documento, sono rimasto colpito dal modo in cui Stack lo ha incorporato. L’app crea il nome del documento dal suo contenuto, isola dettagli importanti come la data e l’importo dell’acquisto e utilizza il contenuto per decidere in quale pila deve essere inserito. Ad esempio, ha identificato correttamente un documento che conteneva informazioni sul L’app v-safe di CDC come proveniente dal CDC e lo mise nella pila medica. E quando ho fotografato una ricevuta di un negozio molto spiegazzata, ha scelto il nome del rivenditore e l’importo dell’acquisto senza alcuna difficoltà percepibile e ha messo il documento nella mia pila delle ricevute.

Non è necessario dipendere dall’app per decidere in quale pila inserire il documento. È possibile assegnare un documento a una pila andando nella scheda “Tutti i documenti” e quindi selezionando il documento in questione; le sue pile sono elencate sotto l’immagine e puoi aggiungerle o rimuoverle da lì. E sì, puoi assegnare un singolo documento a più di una pila, se lo desideri, ad esempio, ho inserito il documento CDC sia nella mia pila medica che in quella speciale.

Quello che non puoi fare è creare sotto-stack (o sottocartelle) all’interno di uno stack. Non puoi nemmeno taggare un documento. Quindi, ad esempio, se stai raccogliendo molti documenti medici da medici diversi, devi metterli tutti nella pila Medici e fare una ricerca per il documento che ti serve o creare una pila separata per ogni medico. Si spera che, man mano che si lavora su questa app sperimentale, verranno aggiunti alcuni strumenti organizzativi aggiuntivi.

D’altra parte, facendo una ricerca (andando su “Tutti i documenti”) di solito troverai ciò di cui hai bisogno. Come ci si potrebbe aspettare da un’app Google, la ricerca funziona molto bene; la maggior parte delle mie ricerche ha avuto successo nel trovare del testo all’interno dei documenti PDF.

L'intelligenza artificiale di Stack ha estratto i dati anche da una ricevuta accartocciata.

L’intelligenza artificiale di Stack ha estratto i dati anche da una ricevuta accartocciata.

Puoi cercare il contenuto dall'interno del PDF.

Puoi cercare il contenuto dall’interno del PDF.

Se vai alla pagina Impostazioni (accessibile dalla tua icona personale), puoi fare in modo che l’app importi automaticamente tutte le foto dei documenti che scatti con il tuo dispositivo. Puoi anche salvare automaticamente tutti i tuoi PDF sul tuo Google Drive (che è un’idea eccellente poiché Stack è sperimentale e potrebbe facilmente finire nel cimitero di Google). E se decidi che Stack non fa per te, puoi esportare tutti i documenti esistenti sul tuo Drive ed eliminare tutti i tuoi dati da Stack.

Privacy e sicurezza

Secondo Descrizione dell’app di Google, “Stack utilizza la sicurezza avanzata di Google e la tecnologia di accesso per proteggere i tuoi documenti.” Puoi anche richiedere un blocco del viso o dell’impronta digitale per accedere all’app, una buona idea se prevedi di includere documenti sensibili.

Quanto protegga i tuoi documenti da Google stesso è, come sempre, in discussione. Per utilizzare Stack, accetti i Termini di servizio di Google (che probabilmente hai comunque accettato prima, se hai un account Gmail) e l’Informativa sulla privacy (lo stesso). Ti viene anche chiesto di consentire all’app di accedere a foto e contenuti multimediali sul tuo dispositivo e di scattare foto e registrare video (mentre usi l’app, solo questa volta o nega). Entrambe queste autorizzazioni sono facoltative, ma se Stack non può accedere ai file multimediali o scattare foto, probabilmente non sarà molto utile.

Quindi Stack è un’opzione praticabile per quelli di noi che stanno cercando di tenere traccia delle scartoffie della vita? Per quanto mi riguarda, non è ancora del tutto lì – perché è così presto nel suo sviluppo e poiché sono diventato un po ‘cinico riguardo alla tendenza di Google ad abbandonare i suoi esperimenti, non sono pronto a fidarmi di tutti i miei documenti importanti per Pila. Ma ha molto potenziale e lo terrò d’occhio.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *