Cosa fare e cosa non fare delle videoconferenze

Mentre sempre più ambienti di lavoro passano all'essere remoti, stiamo imparando come navigare tutti gli aspetti del lavoro in digitale. Le riunioni si stanno spostando interamente online, il che significa che stiamo partecipando a molte videoconferenze. Se non hai molta esperienza con le videoconferenze, potrebbe essere necessario un po 'di tempo per abituarsi, soprattutto quando ora tutto il tuo team lavora in remoto. Sebbene sia utile trattarlo come una riunione di persona, ci sono anche alcune altre cose che devi considerare quando partecipi a una videochiamata. Ecco una guida alle cose da fare e non fare delle videoconferenze.

Imposta il tuo spazio

Se puoi, trova un posto privato per rispondere alla chiamata. In caso contrario, utilizzare le cuffie per ridurre al minimo il rumore di fondo. Se hai coinquilini, partner o familiari che lavorano anche da casa (o sono semplicemente bloccati a casa), informali in anticipo che parteciperai a una riunione per ridurre al minimo le interruzioni.

Configura il dispositivo o la fotocamera in modo che abbia una visione chiara e libera di te. Non sederti troppo lontano (o troppo vicino) dalla videocamera. Se stai usando una fotocamera separata, posizionala vicino allo schermo: è meglio posizionare la fotocamera all'altezza degli occhi, in modo che quando guardi lo schermo, sembra che tu stia guardando la persona che stai parlando con.

Assicurati che il tuo viso sia ben illuminato. L'illuminazione naturale e l'illuminazione laterale funzionano meglio, ma anche le luci ambientali funzionano bene. La retroilluminazione può spesso rendere difficile la visione; se non riesci a cambiare la retroilluminazione, prova a mettere un'altra luce davanti e al lato del tuo viso.

Pulisci l'area intorno a te. Apri la fotocamera sul tuo laptop o accendi la fotocamera esterna e vedi cosa è visibile in background prima della chiamata e verifica che ti sembri a tuo agio durante una videochiamata (quindi metti via il bucato e assicurati tutto ciò che è sulle pareti è appropriato per il lavoro). Oh, e potresti anche voler creare uno sfondo virtuale, se non hai tempo di riordinare il tuo spazio.

Controlla il tuo aspetto

Una delle parti migliori del lavoro da casa è indossare felpe e pantaloni della tuta tutto il giorno, ma potrebbe non essere la mossa giusta per una videochiamata. Vesti come faresti per una riunione di persona e assicurati di seguire il codice di abbigliamento del tuo posto di lavoro. Non devi fare nulla in più, come truccarti se non lo indossi normalmente, ma è una buona idea presentare un aspetto abbastanza buono.

È meglio evitare motivi o strisce che potrebbero distrarre la fotocamera. Indossare una camicia bianca o nera brillante può causare la regolazione automatica della luminosità della videocamera e rendere difficile la visione del viso, quindi indossare un colore meno estremo. Inoltre non fa male avere una buona postura.

Avvio della chiamata

È una buona idea testare il software di videoconferenza prima della chiamata, soprattutto se non l'hai mai usato prima. Inoltre, assicurati di avere una forte connessione Wi-Fi e che il tuo dispositivo sia collegato o completamente carico.

Concediti qualche minuto in più prima della chiamata per configurare e, se possibile, accedi alla chiamata un po 'in anticipo, soprattutto se non hai familiarità con il software che il tuo host sta utilizzando. Una volta avviata la chiamata, controlla se tutti possono sentirsi e vedersi. Un buon modo per farlo è fare in modo che tutti accedano o si presentino.

Scopri quando disattivare l'audio e il video

Disattiva l'audio della chiamata se non stai parlando. Il tuo microfono può sentire molto rumore di sottofondo, quindi il silenziamento consente agli altri utenti della chiamata di ascoltare facilmente chi sta parlando. Inoltre, se è necessario alzarsi o spostarsi o fare qualcos'altro durante la chiamata (o se tuo figlio improvvisamente fa la sua comparsa), è una buona idea spegnere il video per evitare di causare distrazioni.

Segnala quando vuoi parlare

Durante le riunioni di persona, puoi raccogliere suggerimenti visivi per trovare il momento giusto per parlare. È molto più facile interrompere accidentalmente durante una videochiamata. Attendi qualche momento di silenzio prima di parlare in caso ci sia un ritardo di suono.

Se la tua azienda o il tuo team terranno regolarmente riunioni online, è una buona idea decidere un sistema per porre domande, come alzare la mano o usare la chat per porre una domanda. Se stai organizzando la riunione, è anche utile chiamare le persone per nome.

Parla chiaramente e guarda quanto velocemente parli (e non dimenticare di riattivare l'audio!). Ma parla al tuo volume normale: non è necessario urlare e, in tal caso, i tuoi colleghi potrebbero abbassare il loro volume e quindi perdere qualcos'altro.

Rimanere concentrato

Sii attento e impegnato durante la chiamata. Per quanto allettante, cerca di non fare nessun altro lavoro o leggere articoli o inviare e-mail. (Non guardare il telefono e non mangiare!) Prova a guardare nella telecamera quando parli. Se guardi te stesso o gli altri sullo schermo, potrebbe sembrare che tu stia guardando qualcos'altro. Quando non parli, assicurati di prestare attenzione a chiunque stia parlando o condividendo il loro schermo e che stai cercando qualsiasi materiale a cui potresti aver bisogno di fare riferimento. (Ancora una volta, gli altri possono vedere dove stai guardando.)

Se c'è una pausa nella conversazione perché, ad esempio, devi recuperare un'email o fare riferimento a un documento, assicurati di comunicarlo. Ritardi o lunghi periodi di silenzio potrebbero far sembrare che tu abbia perso la connessione, quindi questo mantiene tutti sulla stessa pagina.

Tieni presente che sei più visibile nelle videochiamate che nelle riunioni offline, poiché puoi vedere i primi piani del viso di tutti individualmente anziché di un intero gruppo di persone contemporaneamente. Spesso è utile mantenere il proprio viso visibile sullo schermo, proprio come promemoria che sei sulla macchina fotografica e così puoi vedere ciò che gli altri stanno vedendo.

Condividi il tuo schermo

Se devi condividere lo schermo durante una videochiamata, prenditi alcuni secondi per prepararti prima di premere quel pulsante di condivisione. Cancella il desktop da eventuali schede o programmi aggiuntivi che potresti avere aperto e assicurati che tutte le informazioni private o sensibili siano nascoste.